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Geordnete und sichere Belegablage


Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und deren Dokumentation geben. | © drubig-photo/fotolia.com

Seit dem 1. Januar 2015 gelten die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Eine Herausforderung mit Risiken für jedes Unternehmen.

Seitdem die neuen GoBD gelten, wird in den Unternehmen diskutiert, ob und welche Maßnahmen zu ergreifen sind. Das betrifft vor allem auch die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine geordnete und sichere Belegablage. Hierauf müssen insbesondere viele mittelständische Unternehmen achten, die nicht täglich oder zumindest nicht sehr zeitnah buchen. Denn dann kommt es besonders darauf an, wie das Unternehmen die Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Belege sichert und sie gegen Verlust schützt.

Böses Erwachen: Betriebsprüfung

Der Nachweis einer geordneten und sicheren Belegablage kann spätestens im Fall einer Betriebsprüfung besonders dadurch geführt und flankiert werden, dass eine Verfahrensdokumentation vorhanden ist. Wie sieht aber eine solche Verfahrensdokumentation aus, auf die die GoBD gesteigerten Wert legen? In vielen mittelständischen Unternehmen liegt hierfür bisher keine Dokumentation vor. Das gilt oft sogar für die gesamte IT-gestützte Buchführung, trifft aber im Hinblick auf die heutige Praxis besonders viele Unternehmen schon bei der Belegablage, also ganz am Anfang des Buchführungs- und Aufzeichnungsprozesses.

Muster-Verfahrensdokumentation zur Minimierung von Risiken

Der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) stellt nun eine Muster-Verfahrensdokumentation zur geordneten und sicheren Belegablage zur Verfügung. Sie wurde in Zusammenarbeit mit Wirtschaftskammern und -verbänden im Rahmen des von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) organisierten Arbeitskreises 34 „Auslegung der GoB beim Einsatz neuer Organisationstechnologien“ entwickelt und soll Unternehmen als Orientierung dienen.

Die Muster-Verfahrensdokumentation finden Sie auf der Webseite des DStV.

(DStV PM vom 22.10.2015 / Viola C. Didier)


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