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Steuerdeklaration: Sparpotenziale nutzen und Qualität sicherstellen


„Der Datenaustausch gerade im Steuerbereich ist ein wichtiger Punkt, welcher mit vergleichsweise wenig Aufwand hohes Optimierungspotential zeigt.“ | Prof. Dr. Peter Bömelburg

Die Digitalisierung hält Einzug in die Steuerabteilungen. Dennoch hinkt ganz Deutschland der digitalen Steuerdeklaration hinterher. Wie Unternehmen jetzt aufrüsten können bzw. müssen und wo es echte Einsparpotenziale gibt, erklärt Prof. Dr. Peter Bömelburg, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Geschäftsführender Partner bei Rödl & Partner.

DB: In Finnland, dem Baltikum oder auch Mexiko geht die Steuerdeklaration mittlerweile zu 100 % digital vonstatten. Seit dem 1. Januar 2019 läuft in Italien zudem jede Ausgangsrechnung durch das System der Finanzverwaltungen. Deutschland liegt da ziemlich im Hintertreffen. Woran liegt das?

Bömelburg: „Um solch eine Automatisierung erreichen zu können, muss im Vorfeld eine weitgehende Standardisierung der Besteuerungsgrundlagen erfolgen. Hiervon ist das deutsche Steuerrecht noch weit entfernt, andere Länder haben dies zumindest für Privatpersonen erfolgreich umgesetzt. Im deutschen Einkommensteuerrecht gibt es sehr viele Möglichkeiten, individuelle Ausgaben als Werbungskosten, Sonderausgaben etc. anzusetzen. Diese Regelungen wurden in Ländern, die eine hohe Digitalisierungsrate im Besteuerungsverfahren haben, entweder deutlich reduziert oder vereinfacht. Das hat den Vorteil, dass viele Prozesse vereinheitlicht werden können, bringt aber natürlich auch mit sich, dass mehr pauschalisiert wird; eine etwaige Schlechterstellung müsste dann über andere Faktoren, zum Beispiel einen niedrigeren Steuersatz, wieder kompensiert werden.

Ein weiterer Faktor ist aber auch die ‚deutsche‘ Vorliebe für Bargeld. In Skandinavien ist es bereits üblich, dass die meisten Einkäufe, auch bei kleinen Beträgen, nicht mehr bar, sondern per Karte bezahlt werden. In Deutschland kommt man dagegen, außer vielleicht in den Großstädten, ganz ohne Bargeld nicht weit. Um Ausgaben automatisiert in eine vom Finanzamt vorausgefüllte Steuererklärung zu integrieren, braucht das Finanzamt diese Zahlungsinformationen. Laufen die Zahlungen bereits digital über Karten oder Apps und hat das Finanzamt dann auch noch automatisiert Zugriff auf diese Daten, sind die Grundlagen für solch eine Automatisierung gegeben. Dies stößt hierzulande noch auf Skepsis. Es müssen Lösungen gefunden werden, die allen Beteiligten gerecht werden.“

DB: Aber das wird sich dennoch auch hierzulande irgendwann ändern, oder?

Bömelburg: „Die Finanzverwaltung, insbesondere auf Ebene der einzelnen Bundesländer, treibt die Digitalisierung der Prozesse voran. Sowohl Steuerpflichtige, Steuerberater als auch die Finanzverwaltung haben die Vorteile der Digitalisierung längst erkannt.

Beispielsweise kann die Steuerkontoabfrage mithilfe der Vollmachtsdatenbank 2.0 auf digitalem Weg durchgeführt werden. Daten sind unabhängig von Geschäftszeiten des jeweiligen Finanzamts abrufbar. Des Weiteren ist es möglich, mittels der sogenannten vorausgefüllten Steuererklärung die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten automatisiert in die Einkommensteuererklärung einzuspielen; diese müssen anschließend nur noch bestätigt werden. Auch die digitale Kommunikation zwischen dem Finanzamt und dem Steuerpflichtigen wird immer weiter ausgebaut. Die elektronische Übermittlung der Steuererklärung ist inzwischen nicht nur üblich, sondern wird auch immer mehr zur Pflicht. Die Finanzverwaltung öffnet sich auch immer weiter im Hinblick auf die Einreichung von Einsprüchen und Anträgen. Gerade in diesem Bereich spürt man aber aktuell noch die vorhandenen Schwächen des Ablaufs, da Belege oder Auswertungen, die die Argumentation des Einspruchs oder des Antrags unterstützen, noch nicht digital übermittelt werden können, sodass es in der Praxis dann doch wieder zu einem (teilweisen) papierhaften Austausch kommt.

Innerhalb der Finanzverwaltung werden zum Beispiel auch Möglichkeiten der Nutzung von künstlicher Intelligenz zur Auswertung von großen Datenmengen getestet und bereits eingesetzt. Insbesondere Hessen nimmt hier eine Vorreiterrolle ein.“

DB: Man findet aber auch in den Buchhaltungen der Unternehmen noch eine bunte Mischung von Dokumentenarten. Belege sind in Papierform, elektronisch (etwa Rechnungen im PDF-Format) oder digital (z.B. EDI/EDIFACT-Format) vorhanden. Sind Unternehmen jetzt in der Pflicht, ihr Rechnungswesen auf das digitale Zeitalter einheitlich umzurüsten?

Bömelburg: „Kein Unternehmen wird an der Digitalisierung vorbeikommen. Neben der Finanzverwaltung sind auch die Unternehmen aufgefordert, sich auf ein standardisiertes Verfahren zu einigen. Bleiben wir bei dem Beispiel der Ausgangsrechnungen: Das im Jahr 2014 veröffentlichte ZUGFeRD-Format ist auch heute vor allem im Mittelstand noch nicht das gängige Format. Unternehmen sollten ihre internen Prozesse kritisch überprüfen, ggf. entsprechende Maßnahmen ergreifen und offen für neue Arbeitsweisen und Softwareapplikationen sein. Es sollte zum Standard gehören, dass auch vorgelagerte Prozesse wie die Rechnungsprüfung und -freigabe mithilfe digitaler Prozesse vereinfacht werden. Der Datenaustausch gerade im Steuerbereich ist ein weiterer wichtiger Punkt, welcher mit vergleichsweise wenig Aufwand hohes Optimierungspotential zeigt. Analog dem Begriff ‚Industrie 4.0‘ wird inzwischen auch der Begriff ‚Unternehmensverwaltung 4.0‘ in der Literatur verwendet. Bei den Veränderungen ist aber zu berücksichtigen, dass die Unternehmen ihre Mitarbeiter entsprechend schulen und bei der Entwicklung miteinbeziehen müssen.“

DB: Die ist für international agierende Unternehmen sicherlich noch aufwendiger.

Bömelburg: „EU-weit wären Standards für Lösungen wünschenswert, da der unterschiedliche Entwicklungsstand und auch die verschiedenen Datenformate gerade unsere exportorientierten Unternehmen vor Schwierigkeiten stellen. Mit ZUGFeRD 2.0 (Factur-X) wurden hierzu bereits die ersten richtigen Schritte nach der europäischen Norm 16931 zwischen Frankreich und Deutschland vollzogen.

Das bedeutet aber auch, dass Belege nicht mehr in Papierform, sondern digital verarbeitet werden können und auch müssen – und es ermöglicht effiziente Prozesse sowie eine sichere Dokumentation und Archivierung in digitaler Form. Hier herrscht in der Praxis noch viel Nachholbedarf, auch bei der Finanzverwaltung. Viele Verwaltungsanweisungen regeln derzeit noch eine Dokumentation von Belegen in Papierform. Dies ist aber nicht mehr zeitgemäß. Wir brauchen Vorschriften, mit denen auch ein Unternehmen mit einer vollständig digitalisierten Finanzbuchhaltung seine Pflichten, zum Beispiel zur Aufbewahrung von Dokumenten, sicher erfüllen kann.“

DB: Die Digitalisierung macht Geschäftsprozesse ja insgesamt effizienter. Außerdem können sich Unternehmen heutzutage leichter von den Teilen des Geschäftsprozesses lösen, die andere besser können – sie werden ausgelagert. Gilt das auch und gerade für die Finanzbuchhaltung bzw. den Steuerbereich?

Bömelburg: „Finanzbuchhaltung bzw. Steuerbereich eignen sich sehr gut für eine Auslagerung: Die Abläufe in beiden Bereichen sollen möglichst effizient und sicher sein und zu richtigen Ergebnissen führen. Dazu sind Prozess- und Fachkenntnisse erforderlich.

Spezialisierte, externe Berater sind hier oftmals einen Schritt weiter als interne Steuer- oder Buchhaltungsabteilungen. Hinzu kommt, dass sich neben der Digitalisierung auch die gesetzlichen Anforderungen im Steuerbereich ständig ändern. Es ist deutlich effizienter und sicherer, diese Tätigkeiten auf Spezialisten auszulagern. Unternehmen können sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und durch Auslagerung Sicherheit im Bereich Buchhaltung bzw. Steuern ‘einkaufen‘.

DB: Mit Blick auf das Thema Business Process Outsourcing (BPO) wird die kritische Masse, ab wann sich so etwas lohnt, aber oftmals völlig falsch eingeschätzt. Nicht jedes BPO-Projekt ist ein durchschlagender Erfolg. Welche Fehler gilt es zu vermeiden?

Bömelburg: „Grundsätzlich ist bei jedem BPO-Projekt Transparenz und Kommunikation zwischen den Partnern für den Erfolg ausschlaggebend. Es gilt, Daten- und Informationsverluste an den Schnittstellen zu vermeiden. Das Prozessmanagement geht immer mehr zu einer End-to-End-Betrachtung über. Diese Betrachtungsweise ist auch bei einem BPO-Projekt zielführend, da der externe Dienstleister nur mit Wissen der Vorprozesse im Unternehmen beispielsweise den Datenaustausch zwischen den Partnern optimieren und ggf. automatisieren kann. Versteht man die vor- und nachgelagerten Prozesse wie auch Systeme, kann man im Idealfall einen medienbruchfreien Workflow gemeinsam erarbeiten. Viele Berater fokussieren sich ausschließlich auf ihre eigenen Prozesse, vernachlässigen dabei die Schnittstellen zum Mandanten und vergessen den Blick ins Unternehmen. Dies kann zu Missverständnissen und unnötigen Mehrfacharbeiten führen.

Eine kritische Masse hinsichtlich Auslagerung kann man eigentlich nicht nennen. Hier muss immer der Einzelfall betrachtet werden. Bei einer sehr komplexen Geschäftsstruktur beispielsweise kann sich eine Auslagerung auch und gerade schon bei einer kleinen Anzahl von Buchungen lohnen, wenn sich diese stark unterscheiden und Fachkenntnisse erfordern. Viele Anforderungen müssen unabhängig von der Größenordnung des Unternehmens erfüllt werden, dies kann ein externer Dienstleister natürlich viel schneller, sicherer und damit kostengünstiger aufsetzen.“

DB: Wie und was lässt sich durch BPO im Steuerdeklarationsbereich wirklich einsparen?

Bömelburg: „Das Ziel, Kosten und Zeit einzusparen, wird bei gut aufgesetzten Prozessen erreicht. Und das bei meist höherer Qualität. Beim Thema Einsparung muss auch ein ehrlicher Vergleich der Alternativen vorgenommen werden. Relevant sind unternehmensintern nicht nur die Personalkosten, sondern die Gesamtkosten der Bearbeitung inkl. Arbeitsplatz, IT-Bereitstellung und -aktualisierung etc. Ein nicht zu vernachlässigender Aspekt ist auch, qualifiziertes Personal überhaupt zu finden und zu halten. Gerade der aktuelle Fachkräftemangel stellt eine Herausforderung dar. Dazu kommt, dass aufgrund der sich stets ändernden Gesetzgebung fachliche und technische Schulungsmaßnahmen fortlaufend notwendig sind. Daneben sind auch die gesetzlichen Anforderungen an die IT-Infrastruktur mit Einführung der GoBD nochmals deutlich verschärft worden. Das Vorhalten von revisionssicheren Datenbeständen führt zu einem deutlichen Kostenaufwand. Zusätzlich dürfen nur noch GoBD-konforme Applikationen, die beispielsweise Buchungssätze festschreiben und Änderungen historisieren, eingesetzt werden.“

Vielen Dank für das Interview!

Das Interview führte Viola C. Didier, RES JURA Redaktionsbüro.


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