Der Bundesfinanzhof hat mit Beschluss vom 30.04.2025 (XI R 15/23) entschieden, dass E-Mails mit steuerlichem Bezug grundsätzlich zu den aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen zählen und im Rahmen einer Außenprüfung vorgelegt werden müssen. Ein sogenanntes Gesamtjournal aller E-Mails darf jedoch nicht gefordert werden.
E-Mails als aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen
Nach Auffassung des XI. Senats des BFH stellen E-Mails mit steuerlich relevanten Inhalten Handels- oder Geschäftsbriefe i.S.v. § 147 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 3 AO dar. Ebenso sind sie als sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO zu behandeln, sofern sie etwa die Verrechnungspreisdokumentation betreffen. Entsprechend dürfen Finanzbehörden im Rahmen einer Außenprüfung die Vorlage solcher E-Mails verlangen.
Kein Anspruch auf Gesamtjournal ohne gesetzliche Grundlage
Gleichzeitig hat der BFH der Finanzverwaltung aber Grenzen gesetzt. Ein sogenanntes Gesamtjournal, das sämtliche E-Mail-Kommunikation – auch ohne steuerlichen Bezug – systematisch auflistet, darf nicht verlangt werden. Ein solches Dokument würde nicht nur über die gesetzlich vorgesehenen Aufbewahrungspflichten hinausgehen, sondern müsste zudem eigens erstellt werden. Dafür fehlt es an einer entsprechenden Rechtsgrundlage in der Abgabenordnung.
Verhältnismäßigkeit des E-Mail-Vorlageverlangens bestätigt
Die BFH-Richter stellten klar, dass das Vorlageverlangen der Finanzverwaltung hinreichend bestimmt und verhältnismäßig war. Die Klägerin konnte selbst entscheiden, welche E-Mails steuerlich relevant sind, und diese entsprechend vorlegen (sogenanntes Erstqualifikationsrecht). Der Einwand, dies sei mit erheblichem Aufwand verbunden, wurde als nicht ausreichend substanziiert zurückgewiesen.
Verrechnungspreisdokumentation: Aufbewahrungspflicht unabhängig von Spezialregelungen
Besonders betonte der BFH, dass die Pflicht zur Aufbewahrung relevanter Unterlagen zur Verrechnungspreisdokumentation auch neben den speziellen Dokumentationspflichten nach § 90 Abs. 3 AO und der Gewinnabgrenzungsaufzeichnungs-Verordnung (GAufzV) besteht. Eine Beschränkung auf diese Sonderregelungen lehnten die Richter ab.
